Adatvédelmi irányelvek
Adatvédelmi irányelvek
I. Alapvető rendelkezések A személyes adatok kezelője a személyes adatoknak az természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló, 2016. április 27-i (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet (a továbbiakban: GDPR) 4. cikkének (7) bekezdése szerinti adatkezelő az ORLEN HUNGARY Kft, (székhely: HU-1112 Budapest XI, Boldizsár utca 2.; cégjegyzékszám: 01-09-718728; a továbbiakban: "ORLEN HUNGARY" vagy "Adatkezelő"). Az ORLEN HUNGARY nagy jelentőséget tulajdonít az Ön szigorúan bizalmasnak tekintett személyes adatai kezelése átláthatóságának és biztonságának, és azokat a GDPR és a személyes adatok védelmére vonatkozó egyéb hatályos jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően kezeli. Az Ön és az ORLEN HUNGARY közötti zökkenőmentes kommunikáció érdekében Ön a info@orlen.hu e-mail címen vagy a fent említett címen postai úton fordulhat. Az ORLEN HUNGARY nagyra értékeli az Ön bizalmát, ezért az átláthatóság elvének megfelelően a jelen Adatvédelmi Irányelvek segítségével tájékoztatja Önt személyes adatainak kezeléséről és feldolgozásáról, amely az alábbiakban meghatározott célokból szükséges. Ezek az elvek a www.orlen.hu weboldalra (a továbbiakban: "weboldal") vonatkoznak, és elsősorban a mindenkori telefonos applikáció felhasználóinak, hűségprogram felhasználóinak, vállalkozóknak/ügyfeleknek, a weboldal látogatóinak, az álláskeresőknek, az érdeklődőknek és más személyeknek szólnak, akiknek személyes adatait az ORLEN HUNGARY kezelheti. II. A személyes adatok feldolgozásának céljai és jogalapjuk 1. Szerződések végrehajtása és teljesítése Az ORLEN HUNGARY engedéllyel rendelkező, bejegyzett forgalmazóként motorüzemanyagokat (benzint és gázolajat) értékesít és mobilalkalmazáson keresztül kedvezményeket biztosít a végső fogyasztóknak. Ezen üzleti tevékenységek során személyes adatok kezelésére kerül sor, különösen a partner (felhasználó, ügyfél, megbízó, szállító, vásárló) mint természetes személy, valamint más személyek, jellemzően a partner mint jogi személy kapcsolattartói és alkalmazottai személyes adatainak kezelése vonatkozásban. A személyes adatok feldolgozásának célja a szerződéses kapcsolat, azaz a motorüzemanyagok értékesítése, illetve a szolgáltatások (mobilapplikáción keresztüli alkalmazások nyújtása) tekintetében a partner és az ORLEN HUNGARY közötti szerződéses kapcsolatból eredő jogok és kötelezettségek gyakorlása, valamint egyéb szerződéses kötelezettségek teljesítése. A partnerek, mint természetes személyek esetében a személyes adatok feldolgozásának jogalapja a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének b) pontja, azaz az adatkezelés a szerződés teljesítéséhez és a szerződés megkötése előtt hozott intézkedések végrehajtásához szükséges, illetve a személy előzetes hozzájárulásán alapul. A partnerek kapcsolattartói és alkalmazottai esetében a személyes adatok kezelésének jogalapja a GDPR 6. cikke. GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja, azaz az adatkezelés az adatkezelő jogos érdeke alapján szükséges. Az adatkezelés célja a partnerekkel, mint jogi személyekkel való kommunikáció megkönnyítése a szerződések megtárgyalása, megkötése és teljesítése során. E célból szükséges a kapcsolattartók személyes adatainak kezelése, mivel a cél másképp nem teljesíthető. Az adatkezelés arányos, és csak a cél teljesítéséhez feltétlenül szükséges adatok kezelésére kerül sor. Az Adatkezelő megállapította, hogy jogos érdekét nem írják felül az érintett érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai. A feldolgozott személyes adatok nem minősülnek különleges kategóriájú adatnak. Az Adatkezelő véleménye szerint, az érintettek észszerűen számíthatnak arra, hogy az adataikat a fent említett célokból kezelik, mivel az üzleti partnerekkel való kommunikáció az alkalmazotti kötelezettségeik részét képezi. Az adatkezelő nem lát előre olyan kárt vagy kockázatot, amelyet a személyes adatok ilyen jellegű feldolgozása okozhatna az érintettnek. Az ORLEN HUNGARY a fent említett célból a következő adatokat gyűjti: - Azonosító adatok (név, vezetéknév, születési dátum, cégazonosító szám és adószám); 2. A számviteli és adózási jogszabályokon alapuló kötelezettségek teljesítése A számviteli bizonylatokat, az Ön befizetéseire vonatkozó adatokat és egyéb, a törvény által előírt információkat a jogi kötelezettségeink, azaz a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben meghatározott kötelezettségek teljesítése érdekében kezeljük. A személyes adatok kezelésének jogalapja a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének c) pontja. Az ORLEN HUNGARY a fent említett célból a következő adatokat kezeli: Név 3. Kommunikáció az érdeklődőkkel Ha Ön e-mailben, a megadott levelezési címén vagy más módon veszi fel a kapcsolatot az ORLEN HUNGARY-vel, a kapcsolatfelvételére vonatkozó információkat kizárólag az Önnel való kommunikáció céljából kezeljük. A személyes adatok gyűjtésének jogalapja az adatkezelő GDPR 6. cikke (1) bekezdésének f) pontja szerinti jogos érdeke. Ez azt jelenti, hogy az ORLEN HUNGARY az érdeklődők személyes adatait az internetes látogatókkal való kapcsolat kialakítása, a kommunikáció hatékonyságának javítása, az üzleti neve bemutatása és a márkaimázs védelme érdekében használja fel. E célból szükséges az érdeklődők személyes adatainak kezelése, mivel a cél másképp nem teljesíthető. Az adatkezelés arányos, és csak a cél teljesítéséhez feltétlenül szükséges adatokat kezeli. Az Adatkezelő megállapította, hogy jogos érdekét nem írják felül az érintett érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai. A feldolgozott személyes adatok nem minősülnek különleges kategóriájú adatnak. Az Adatkezelő véleménye szerint az érdeklődők észszerűen számíthattak arra, hogy adataikat a fent említett célból kezelik, mivel aktívan kapcsolatba lépnek az ORLEN HUNGARY-vel a kommunikáció érdekében. Az Adatkezelő nem tud előre látni semmilyen kárt vagy kockázatot, amelyet a személyes adatok ilyen jellegű feldolgozása okozhatna az egyénnek. Az ORLEN HUNGARY a fent említett célból a következő adatokat gyűjti: - Azonosító adatok (név, vezetéknév);
4. Munkavállalók felvétele Ha Ön az ORLEN HUNGARY csapatának tagjává kíván válni, és elküldi nekünk önéletrajzát, személyes adatait az Ön által kiválasztott pozícióra vonatkozó felvételi eljárás céljából kezeljük. Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, azaz az adatkezelés szükséges ahhoz, hogy az érintett kérésére a szerződés megkötését megelőzően lépéseket tegyünk. Az ORLEN HUNGARY a fent említett célból a következő adatokat gyűjti: - Azonosító adatok (név, vezetéknév, anyja leánykori neve, cím); Abban az esetben, ha Ön a felvételi eljárás 1. fordulójában vesz részt, és olyan adatokat adott meg az Adatkezelőnek, amelyeket a felvételi eljárás sikere érdekében ellenőrizni kell, az Adatkezelő jogosult korábbi munkáltatóktól, nyilvános forrásokból és jogi és természetes személyek nyilvános nyilvántartásaiból származó referenciákat ellenőrizni vagy beszerezni az Ön által megadott információk pontosságának ellenőrzése és az ORLEN Unipetrol Csoport tevékenységével való összeférhetetlenség megelőzése érdekében.
5. Kereskedelmi üzenetek és hírlevelek küldése Az Adatkezelő a személyes adatot tartalmazó céges e-maileken keresztül, a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény 6. §. (1) bek. szerint a weblapon megadott hozzájárulás alapján, az információs társadalom egyes szolgáltatásaival kapcsolatban ésszerű időközönként felveszi a kapcsolatot az ügyfelek képviselőivel további szolgáltatási ajánlatokkal vagy valamelyik rendezvényünkre meghívással, illetve az iparág legfrissebb híreivel kapcsolatban. Ha nem kívánja ezeket az információkat a továbbiakban megkapni, iratkozzon le a hírlevélről, vagy tájékoztasson minket erről a tényről más módon, és mi eleget teszünk kérésének. Az Adatkezelő a fent említett célból a következő adatokat gyűjti: - Azonosító adatok (név, vezetéknév);
6. A kamerarendszer működtetése állandó felvétellel (benzinkutak megfigyelt területei) Az Adatkezelő helyiségei és vagyontárgyai CCTV kamerarendszerrel kerül megfigyelésre, amelyet állandó felvétellel rögzítenek az Adatkezelő vagy más érintett jogainak és jogilag védett érdekeinek védelme (különösen a megfigyelt területeken tartózkodó személyek vagyonának, egészségének, életének és biztonságának védelme céljából, az Adatkezelő a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének f) pontja szerinti jogos érdeke alapján a. A megfigyelt területek piktogramokkal és kiegészítő információkkal vannak jelölve. Ebből a célból az Adatkezelő gyűjti: - Természetes személyről készített videofelvételeket; 7. Munkajogi jogviszonyok teljesítése Munkavállalóinkat a személyes adataik kezeléséről egyénileg tájékoztatjuk.
8. Az ORLEN hűségprogram és telefonos applikáció működtetése Az e fejezet alá tartozó adatkezelések több, egymástól elkülönülő célt szolgálnak, amelyek mindegyike a GDPR szerinti önálló jogalapon történik. 8.1. Az adatkezelés célja az ORLEN hűségprogramban való részvétel biztosítása, valamint az ORLEN mobilalkalmazás használatának lehetővé tétele. Ez magában foglalja a regisztrációt, a felhasználók azonosítását, a felhasználói fiókok kezelését, valamint az alkalmazás technikai működtetését a hűségprogram szabályzatával összhangban. Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, mivel az adatkezelés a felhasználóval kötött szerződés teljesítéséhez szükséges. 8.2. ORLEN HUNGARY adatkezelést végez annak érdekében, hogy rendszerszintű és tranzakciós üzeneteket küldjön a felhasználóknak, például szolgáltatási értesítéseket, fiókfrissítéseket vagy jelszó-visszaállítási üzeneteket. Ezen adatkezelés szintén a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontján alapul, mivel a mobilalkalmazás megfelelő működtetéséhez és a szerződés teljesítéséhez szükséges. 8.3. ORLEN HUNGARY az adatokat csalásmegelőzési és biztonsági célból is kezelheti, ideértve a tevékenységek figyelemmel kísérését és a programmal való esetleges visszaélések, illetéktelen hozzáférések felderítését. Ennek jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja, amely ORLEN jogos érdekét fejezi ki a rendszer biztonságos és megbízható működésének biztosítására. Az érintett kérésére az ORLEN a jogos érdekhez kapcsolódó érdekmérlegelési tesztet az érintett rendelkezésére bocsátja. 8.4.ORLEN HUNGARY személyes adatokat kezelhet marketing-kommunikáció és személyre szabott ajánlatok küldése céljából. Ezen adatkezelések a felhasználó hozzájárulásán alapulnak a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja alapján. Az ilyen közlések elektronikus úton (e-mail, SMS, mobilértesítés) vagy az alkalmazáson belüli üzenetként történhetnek, az alábbi konkrét célokból: - hírlevelek és promóciós e-mailek küldése az ORLEN termékeiről, szolgáltatásairól és akcióiról, Valamennyi marketing tevékenység kizárólag a felhasználó különálló kifejezett hozzájárulásával történik. A hozzájárulás - az egyes marketingcélok tekintetében külön-külön is - bármikor visszavonható, anélkül, hogy ez érintené a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. 8.5. A felhasználói adatok korábbi hűségprogram-verziókból vagy rendszerekből történő átvitele (migráció) során ORLEN HUNGARY adatkezelést végez a felhasználói fiókok és tagság folytonosságának biztosítása érdekében. Ennek jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja, amely ORLEN jogos érdekét tükrözi a szolgáltatás folyamatosságának fenntartásában. Az érintett kérésére az ORLEN a jogos érdekhez kapcsolódó érdekmérlegelési tesztet az érintett rendelkezésére bocsátja. 8.6. A kezelt személyes adatok köre az adatkezelés céljától függ. A hűségprogram és a mobilalkalmazás működtetése érdekében ORLEN az alábbi adatokat kezeli: név, e-mail-cím, mobiltelefonszám, ORLEN által létrehozott egyedi azonosító, jelszó és tranzakciós előzmények, helymeghatározási adatok (GPS alapú, IP-alapú vagy egyéb geolokációs adatok). A rendszerüzenetek és technikai kommunikáció küldése során kezelt adatok: kapcsolattartási adatok (e-mail-cím, telefonszám), eszközinformációk és az alkalmazás használatához kapcsolódó technikai naplóadatok. Csalásmegelőzési és biztonsági célból kezelhető adatok: egyedi azonosítók, tranzakciós adatok, bejelentkezési és tevékenységi naplóadatok, valamint IP-címek. Marketing-kommunikáció és személyre szabott kedvezmények biztosítása céljából az ORLEN a célhoz kötöttség és az adatminimalizálás elvének megfelelően az alábbi célok szerint kezeli a személyes adatokat: (a) Közvetlen marketingkommunikáció Cél: hírlevelek, promóciós e-mailek, push értesítések és applikáción belüli üzenetek küldése az ORLEN termékeiről, szolgáltatásairól és ajánlatairól. Kezelt adatok köre: név, e-mail-cím, mobilszám, hűségprogram-azonosító. (b) Személyre szabott marketing (profilalkotás) Cél: a marketingtartalom és ajánlatok személyre szabása a felhasználó applikáción belüli tevékenysége, vásárlási preferenciái és hűségpont-használata alapján. Kezelt adatok köre: név, hűségpont-egyenleg, tranzakciós előzmények, az applikáción belüli interakciós adatok (pl. megtekintett ajánlatok, beváltott kedvezmények). (c) Születésnapi kedvezmények és hűségjutalmak Cél: születésnaphoz vagy hűségprogramhoz kapcsolódó egyedi kedvezmények biztosítása. Kezelt adatok köre: név, születési dátum (kötelező megadása), hűségpont-egyenleg. Migrációs célú adatkezelés esetén a programban való részvétel folytonosságához szükséges adatok kerülnek kezelésre, így különösen a meglévő hűségpontok, regisztrációs adatok és fiókazonosítók. 8.7. Bizonyos adatok megadása kötelező, mivel ezek a szerződés teljesítéséhez és a program működéséhez elengedhetetlenek (például név, e-mail-cím, telefonszám). 8.8. Az applikáció technikai működtetésében résztvevő adatfeldolgozók és adatkezelők (cégnév, székhely, adószám):
Escola S.A ul. Chłodna 22a/14 00-891 Warszawa, Polska NIP PL9512434781 KRS 0000672215 adatfeldolgozóként jár el, és a mobilalkalmazás platformjának fejlesztéséért, tárhely- és karbantartási szolgáltatásaiért felel.
Kontron Hungary Kft. 2040 Budaörs, Puskás Tivadar út 14. 32615627-2-13 adatfeldolgozóként működik közre, és az alkalmazás háttérrendszerét támogató IT-infrastruktúrát biztosítja.
FlashNet Kft. 2700 Cegléd, Árpád utca 32 23723881-2-13 adatfeldolgozóként kommunikációs és integrációs támogatást nyújt a mobilalkalmazás és a hűségrendszerek között.
VemSoft Kft. 1043 Budapest, Csányi L. utca 34. B. ép. 1. em. 10446678-2-41 adatfeldolgozóként a kapcsolódó informatikai rendszerek karbantartását és üzemeltetési felügyeletét látja el.
DATALOGIC Kft. 1132 Budapest, Visegrádi utca 64. 1. em. 8. ajtó 10879896-2-41 adatfeldolgozóként adat-analitikai és rendszerdiagnosztikai támogatást nyújt a hűségprogram használatához kapcsolódóan.
SimplePay Zrt. 1138 Budapest, Váci út 135-139. B. ép. 5. em. 01-10-143303 Adatfeldolgozóként a fizetések feldolgozásával, illetve a számlázási folyamatok lebonyolításával összefüggő adatkezelési tevékenységet végez.
Datapac Pannónia Kft. 1055 Budapest, Markó utca 7. 6. emelet 8. 01 09 328336 Adatfeldolgozóként a fizetések feldolgozásával, illetve a számlázási folyamatok lebonyolításával összefüggő adatkezelési tevékenységet végez.
MediaCall, sro Prague 9, Špitálská 885/2a, ZIP code: 190 00 ID: 241 98 013 Adatfeldolgozóként az ügyfélszolgálati központ szolgáltatásokkal kapcsolatos adatkezelési tevékenységet végez. 8.9 Az adatkezelő minden esetben az ORLEN Hungary Kft.. Amennyiben az adatkezelés a célok és eszközök közös meghatározásával történik – például a csoportszintű informatikai rendszerek integrációja során más ORLEN-csoportbeli társaságokkal –, az ORLEN Hungary Kft. és az érintett ORLEN-csoporttag közös adatkezelőként járnak el a GDPR 26. cikke alapján. A közös adatkezelői megállapodás lényeges tartalma az érintettek számára kérésre elérhető. 8.10. A személyes adatokat a hűségprogramban való részvétel időtartama alatt, valamint annak megszűnését követően a vonatkozó jogszabályokban meghatározott ideig őrzi meg az ORLEN. Ide tartoznak különösen az adózási és számviteli jogszabályokból eredő adatmegőrzési kötelezettségek például az adózási kötelezettségek teljesítése céljából kezelt, tranzakciókra vonatkozó adatokat az adott naptári év végétől számított öt évig, míg a számviteli kötelezettségek teljesítése céljából kezelt adatokat nyolc évig szükséges megőrizni. Hozzájáruláson alapuló adatkezelések esetén (ideértve például a marketingkommunikációt) addig őrzi meg az ORLEN a személyes adatokat, amíg az érintett a hozzájárulását vissza nem vonja.
III. A személyes adatok tárolásának időtartama Az ORLEN HUNGARY az Ön személyes adatait a vonatkozó szerződéses kapcsolatból eredő valamennyi jog és kötelezettség biztosításához feltétlenül szükséges ideig kezeli és tárolja, továbbá addig az időtartamig, ameddig az ORLEN HUNGARY, mint a személyes adatok kezelője az általánosan kötelező erejű jogi előírások alapján köteles a személyes adatokat tárolni. Általánosságban elmondható, hogy a személyes adatok csak az adatkezelés céljainak eléréséhez feltétlenül szükséges ideig kezelhetők. A tárolási időszak lejárta után az Adatkezelő minden személyes adatot töröl. Az Adatkezelő a személyes adatokat tárolja: · az Ön és az Adatkezelő közötti szerződéses jogviszonyból eredő jogok és kötelezettségek gyakorlásához, valamint az ilyen szerződéses jogviszonyból eredő esetleges követelések érvényesítéséhez szükséges ideig, az ilyen követelések elévülési idején belül; · az Ön megkeresésének megválaszolása céljából feldolgozott személyes adatok tekintetében a kölcsönös interakció befejezésétől számított 1 évig minőségbiztosítási célból; · a vonatkozó jogszabályok által előírt időtartamig azokban az esetekben, amikor jogi kötelezettségeinknek teszünk eleget, a számviteli ügyintézés esetében ez az időtartam legfeljebb 10 év lehet; · a munkakörre vonatkozó felvételi eljárás lezárását követő 6 hónapig, hogy később felvehessük a kapcsolatot a pályázóval, amennyiben a munkakör újra megnyílik. · a közvetlen marketingkommunikáció megtörténtétől számított 90 napig. · a promóciós kampányok megvalósulása óta eltelt 1 évig, · A CCTV kamerarendszer felvételei, amennyiben a felvétel nem kerül valamilyen jogszabályban meghatározott okból (pl. hatósági vagy bírósági eljárásban történő felhasználás) hosszabb ideig archiválásra, 30 nap elteltével automatikusan törlésre kerülnek. · Az alkalmazás használata céljából megadott személyes adatok a szerződéses jogviszony megszűnéséig, valamint annak megszűnését követő további 1 hónapig kerülnek megőrzésre, a felhasználói fiókok megfelelő lezárásának biztosítása, valamint a GDPR 5. cikk (1) bekezdésének (e) pontjában foglalt adattárolási korlátozás elvének való megfelelés érdekében.
IV. A személyes adatok átadása Az ORLEN-nél az Ön személyes adatait maximális biztonság mellett tárolják, és csak az arra felhatalmazott alkalmazottak, illetve a személyes adatok egyes feldolgozói és kezelői számára teszik hozzáférhetővé, és csak az adatkezelés egyes céljainak teljesítéséhez szükséges mértékben. Az Ön személyes adatainak biztonságát ezeknél a címzetteknél szerződéses kötelezettségeik biztosítják. Az Ön személyes adatainak továbbításával kapcsolatban gondoskodunk arról, hogy az ilyen típusú adatok védelmének legmagasabb színvonala érvényesüljön (az érintettek jogai és a magánélet védelme). A személyes adatok címzettjei kategóriáinak nem kimerítő listája: · Állami hatósági szervek: pl. adóhivatal, társadalombiztosítási szervek; · Biztosítótársaságok; · ORLEN S.A. holdingtársaság, illetve Orlen Capital Group-ba tartozó gazdasági társaságok, amely a személyes adatok feldolgozási rendszerének informatikai támogatását biztosítja, és adatokat kap az ORLEN mobil applikáció fejlesztése érdekében; · Az ORLEN S.A. informatikai fejlesztő partnerei, az ORLEN mobil applikáció működtetése céljából; · Szolgáltatók (szolgáltatásszervezés, marketing, HR, IT, jogi szolgáltatások stb.); · Külső könyvvizsgálók · IV. fejezetben felsorolt cégek Bizonyos feltételek mellett az ORLEN HUNGARY jogosult az Ön személyes adatainak egy részét a bűnüldöző szervek vagy más hatóságok számára az alkalmazandó jogszabályok alapján átadni. Az ORLEN HUNGARY az ORLEN csoport tagjaként összevont informatikai rendszereket használ, és az Ön személyes adatait lengyelországi szervereken tárolhatják. Az ORLEN HUNGARY nem továbbít személyes adatokat az EU-n, az EGT-n vagy nemzetközi szervezeteken kívülre.
V. Az Ön mint érintett jogai A személyes adatok feldolgozásával kapcsolatban az alábbi jogok illetik meg Önt.
1. A személyes adatokhoz való hozzáférés joga A személyes adatok kezelésével kapcsolatban Ön jogosult arra, hogy kérelme alapján tájékoztatást és másolatot kapjon az Önről kezelt személyes adatokról. Ismételt másolatkérés esetén az ORLEN HUNGARY jogosult a rendelkezésére bocsátott személyes adatok további másolatáért ésszerű díjat felszámítani. Erről az eljárásról tájékoztatni fogjuk Önt.
2. A helyesbítéshez való jog Ha úgy véli, hogy az általunk kezelt személyes adatai pontatlanok, elavultak vagy más módon helytelenek, kérjük, lépjen kapcsolatba velünk, hogy mi helyesbíthessük azokat. A technikai megvalósíthatóság függvényében indokolatlan késedelem nélkül helyesbítjük az adatokat.
3. Törléshez való jog Ha a személyes adatokra már nincs szükség az adatkezelés meghatározott céljának teljesítéséhez, vagy ha Ön visszavonja az adatkezeléshez adott hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja, az Ön kérésére töröljük a személyes adatokat. Bizonyos esetekben azonban az Ön joga korlátozott lehet. Például a jogi kötelezettségeink teljesítése céljából kezelt személyes adatok nem törölhetők, ha az adatok feldolgozása közérdekű archiváláshoz, tudományos vagy történelmi kutatáshoz vagy statisztikai célokra szükséges. A szolgáltatásnyújtással kapcsolatos személyes adatok nem törölhetők, ha azok a kapcsolódó követelések (kártérítés, követelések, jogi védelem stb.) esetleges érvényesítéséhez szükségesek. 4. Az adatkezelés korlátozásához való jog Ön jogosult az adatkezelés korlátozására, ha: · az általunk feldolgozott személyes adatok pontatlanok; Az Ön személyes adatait csak a korlátozás időtartamára tároljuk, és az Ön hozzájárulása nélkül nem dolgozzuk fel. A feldolgozás korlátozása addig tart, amíg a fenti helyzetek valamelyike fennáll. Önt tájékoztatjuk a korlátozás megszűnéséről.
5. Tiltakozáshoz való jog Ön tiltakozhat a jogos érdeken alapuló feldolgozás ellen. A tiltakozás indokoltságát megvizsgáljuk, és a döntésről az Ön által választott kapcsolattartási csatornán keresztül tájékoztatjuk.
6. Az adathordozhatósághoz való jog Ha szeretné, hogy az ORLEN HUNGARY továbbítsa személyes adatait egy harmadik félnek, élhet a személyes adatok hordozhatóságához való jogával. Ha e jog gyakorlása harmadik személyek jogait vagy jogos érdekét érintené, az ORLEN HUNGARY nem tudja teljesíteni a kérését.
7. A személyes adatok feldolgozásához adott hozzájárulás visszavonásához való jog Amennyiben a személyes adatok feldolgozása az Ön hozzájárulása alapján történik, Ön bármikor visszavonhatja hozzájárulását. Ha ezt szeretné megtenni, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot elérhetőségeinken.
8. Az automatizált döntéshozatal alóli mentességhez való jog, beleértve a profilalkotást is Üzleti tevékenységünk részeként automatizált döntéshozatalt, profilalkotást végzünk a II./8.4. pontban meghatározott célból.
9. A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog Ha úgy véli, hogy személyes adatait nem a jogszabályoknak megfelelően kezeltük, jogosult a lakóhelye, tartózkodási helye, vagy az adatkezelő székhelye szerint illetékes Törvényszékhez fordulni, vagy indokolt panaszt benyújtani a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.). Jogai gyakorlása érdekében kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot elérhetőségeinken e-mailben vagy az ORLEN HUNGARY postacímén. Az Adatkezelő fenntartja magának a jogot, hogy ésszerűen ellenőrizze a fenti jogokat gyakorló érintett személyazonosságát.
VI. Közösségi hálózatok és bővítmények Szeretnénk folyamatosan kapcsolatban lenni és megosztani tevékenységünket Önnel a közösségi hálózatokon található profiljainkon keresztül. A közösségi hálózatok szolgáltatói által végzett adatgyűjtés és -feldolgozás céljára és terjedelmére vonatkozó információkat, az Ön jogaira vonatkozó információkat és a magánélet védelmére vonatkozó beállítási lehetőségeket közvetlenül a közösségi hálózatokon találja meg. Weboldalunk nem használja a közösségi hálózatok közösségi pluginjait.
VII. Sütik A weboldal megfelelő működéséhez néha szükséges, hogy kis adatfájlokat, úgynevezett sütiket helyezzünk el az Ön eszközén. A különböző típusú cookie-kat és egyéb információkat egy bannerben (ablakban) tettük közzé, amelyet bármikor megtekinthet. Bizonyos típusú cookie-khoz az Ön hozzájárulása szükséges, amelyet bármikor megváltoztathat vagy visszavonhat a bannerben (ablakban) megadott preferenciák beállításával, amelyhez bármikor hozzáférhet a „Szeretném megváltoztatni a cookie-khoz való hozzájárulásomat” linkre kattintva. Ha Ön hozzájárul az összes típusú cookie használatához, hozzájárulása 12 hónapig érvényes, hacsak nem módosítja azt korábban. Ha nem adja meg a hozzájárulását, akkor az Ön választása 14 napig tárolásra kerül, és a következő alkalommal, amikor meglátogatja a weboldalunkat, újra felajánljuk. Ha bármilyen kérdése van, kérjük, forduljon felelős munkatársunkhoz a info@orlen.hu e-mail címen vagy a fent említett postai címen.
VIII. Záró rendelkezések A jelen Adatvédelmi szabályzatot frissíteni fogjuk, hogy tükrözze az információs gyakorlatunkban bekövetkezett változásokat. Bármilyen változás esetén frissíteni fogjuk a változások dátumát. Minden jelentős változásról értesítjük Önt. Javasoljuk, hogy rendszeresen látogassa meg ezt a weboldalt, hogy áttekintse az adatvédelmi szabályzatban bekövetkezett változásokat. Jelen adatvédelmi irányelv frissítésre került 2026.05.19. napján.
|
Privacy Policy
I. Basic provisions The controller of personal data pursuant to Art. 4 (7) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (hereinafter referred to as “GDPR”) is ORLEN HUNGARY Kft., (registered office: HU-1112 Budapest XI, Boldizsár utca 2.; company ID No.: 01-09-718728; hereinafter referred to as “ORLEN HUNGARY” or the “Controller”). ORLEN HUNGARY attaches great importance to the transparency of the processing and security of your personal data, which are considered strictly confidential, and handles them in accordance with the GDPR and other valid legal regulations on the protection of personal data protection. In order to ensure smooth communication between you and ORLEN HUNGARY, you may contact us by e-mail at info@orlen.hu or by post at the above mentioned address. ORLEN HUNGARY values your trust and, therefore, in accordance with the principle of transparency, informs you by means of this Privacy Policy about the handling and processing of your personal data, which is necessary for the purposes specified below. These principles apply to the website www.orlen.hu (hereinafter referred to as the “website”) and are primarily addressed for the users of the prevailing mobile application, users of loyalty programmes, contractors/customers, website visitors, job applicants, enquirers and other persons whose personal data may be processed by ORLEN HUNGARY. II. Purposes of the processing personal data and their legal basis
ORLEN HUNGARY, as a registered distributor, sells motor fuels (gasoline and diesel) to final consumers and provides offers via its mobil application(s). In the course of these business activities, personal data are processed, in particular those of the partner (user, customer, client, supplier, purchaser) as a natural person, as well as other persons, typically the contact persons and employees of the partner as a legal entity. The purpose of the processing personal data is the implementation and execution of the contractual relationship, i. e. selling of the motor fuels and, as far as services are concerned, the exercise of the rights and obligations arising from the contractual relationship between the partner and ORLEN HUNGARY and other contractual obligations. In the case of partners as natural persons, the legal basis for the processing of personal data is Art. 6(1)(b) of the GDPR, i. e. the processing is necessary for the performance of a contract and for the implementation the measures taken prior to the conclusion of the contract, or it is based on the consent of the Client or Partner. In the case of contact persons and employees of partners, the legal basis for the processing of personal data is Art. 6(1)(f) GDPR, i.e. processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller. The purpose of the processing is to facilitate communication with partners as legal entities in the negotiating, conclusion and performance of contracts. For this purpose, it is necessary to process the personal data of contact persons, as the purpose cannot be fulfilled otherwise. The processing is proportionate and only the data that are strictly necessary to fulfil the purpose is being processed. The Controller has concluded that its legitimate interest is not overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject. The personal data processed does not qualify as special category data. The Controller considers that data subjects may reasonably expect that their data will be processed for the aforementioned purposes, as it is part of their duties as employees to communicate with business partners. The Controller cannot anticipate any harm or risk that this form of processing of personal data could cause to the data subject. ORLEN HUNGARY collects the following data for the aforementioned purpose: · Identification data (name, surname, date of birth, company ID number and tax ID number);
2. Fulfilment of legal obligations within the accounting and tax agenda We process accounting documents, data concerning your payments and other information required by law for the fulfilment of our legal obligations, i.e. the obligations laid down in Act C of 2000 on accounting. The legal basis for the processing of personal data is Art. 6(1)(c) of the GDPR. ORLEN HUNGARY collects the following data for the aforementioned purpose: Name 3. Communication with inquirers If you contact ORLEN HUNGARY via e-mail, its mailing address or other means, information about your contact will be processed only for the purpose of the established communication with you. The legal basis for the collection of personal data is the legitimate interest of the Controller pursuant to Article 6(1)(f) of the GDPR. It means that ORLEN HUNGARY uses the personal data of the inquirers in order to develop relations with the web visitors, to improve the efficiency of communication, to present its business name and to protect its brand image. For this purpose, it is necessary to process the personal data of the inquirers, as the purpose cannot be fulfilled otherwise. The processing is proportionate and only the data is strictly necessary to fulfil the purpose is processed. The Controller has concluded that its legitimate interest is not overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject. The personal data processed does not qualify as special category data. The Controller believes that inquirers could reasonably expect that their data will be processed for the aforementioned purpose, since they actively contact ORLEN HUNGARY in order to communicate. The Controller cannot anticipate any harm or risk that this form of processing of personal data could cause to the individual. ORLEN HUNGARY collects the following data for the aforementioned purpose: · Identification data (name, surname);
4. Employee recruitment If you wish to become a member of the ORLEN HUNGARY team and you send us your CV, we will process your personal data for the purpose of the recruitment process for the position you have chosen. The legal basis for the processing your personal data is Art. 6(1)(b) GDPR, i.e. the processing is necessary in order to take steps at the request of the data subject prior to the conclusion of a contract. ORLEN HUNGARY collects the following data for the aforementioned purpose: · Identification data (name, surname, mother´s maiden name, title); In case you are participating in the 1st round of the recruitment process, and you have provided the Controller with data that must be verified for the success of the recruitment process, the Controller is entitled to verify or obtain references from previous employers, public sources and public registers of legal and natural persons in order to verify the accuracy of the information provided by you and to prevent conflicts of interest with the activities of the ORLEN Unipetrol Group. 5. Sending commercial messages and newsletters The Data Controller will contact customer representatives at reasonable intervals via company e-mails containing personal data, on the basis of the consent given on the website, in accordance with Article 6 (1) of Act XLVIII of 2008 on the Basic Conditions and Certain Restrictions of Economic Advertising Activities, in connection with certain services of the information society, in relation to additional service offers or invitations to one of our events, or the latest news in the industry. If you no longer wish to receive this information, please unsubscribe or otherwise inform us of this fact and we will comply with your request. Controller collects the following data for the aforementioned purpose: · Identification data (name, surname);
6. Operation of camera system with a permanent record (monitored areas of petrol stations) Places and property of Controller are monitored by CCTV system with record for the purpose of protecting the rights and legally protected interests of Controller or other subject (in particular protection of property, health, life and safety of persons located in monitored areas) on the basis of a legitimate reason for the legitimate interest of the Controller (pursuant to Article 6 (1) (f) GDPR). The monitored areas are indicated with pictograms and additional information. For that purpose Controller collects: · Video records about a natural person;
7. Fulfilment of labour-law relationships Our employees are informed about the processing of their personal data on an individual basis.
8. Operation of the ORLEN loyalty program and mobile application Data processing under this section serves different distinct purposes, each of which is carried out on a specific legal basis under the GDPR. 8.1. Data are processed for the purpose of ensuring participation in the ORLEN Loyalty Program and enabling the use of the ORLEN mobile application. This includes registration, user identification, account management and the technical operation of the mobile application in accordance with the Loyalty Program Rules. The legal basis for this processing is Article 6(1)(b) of the GDPR, as the processing is necessary for the performance of a contract concluded with the user. 8.2. ORLEN HUNGARY processes data in order to send system and transactional messages related to the use of the application, such as service notifications, account updates or password reset messages. This processing is also based on Article 6(1)(b) of the GDPR, since it is necessary for the proper operation of the application and for the performance of the contract with the user. 8.3. ORLEN HUNGARY may process data for the purpose of fraud prevention and ensuring the security and integrity of the mobile application and user accounts. This includes the monitoring of activity and the detection of potential abuse or unauthorized access. The legal basis for this processing is Article 6(1)(f) of the GDPR, reflecting ORLEN’s legitimate interest in maintaining a secure and reliable system. Upon the data subject’s request, ORLEN will make the legitimate interest assessment available to the data subject. 8.4. ORLEN HUNGARY may process personal data for marketing communication and the provision of personalized offers.. These activities are based on the user’s consent pursuant to Article 6(1)(a) of the GDPR. Such communications may be delivered via electronic channels (email, SMS, mobile notifications) or through in-app messages, for the following specific purposes: - to send newsletters and promotional emails about ORLEN products, services, and special offers, All marketing activities are carried out exclusively with the user's separate express consent. Users may withdraw their consent at any time, for each marketing purpose separately without affecting the lawfulness of processing carried out before the withdrawal. 8.5. In connection with the migration or transfer of user data from previous loyalty program versions or systems, ORLEN HUNGARY processes data in order to ensure the continuity of user participation and account access. This processing is based on Article 6(1)(f) of the GDPR, reflecting ORLEN’s legitimate interest in maintaining uninterrupted service. Upon the data subject’s request, ORLEN will make the legitimate interest assessment available to the data subject. 8.6. The categories of personal data processed depend on the specific purpose of processing. For the operation of the loyalty program and the mobile application, ORLEN processes the user’s name, email address, mobile phone number, unique identifier created by ORLEN, password, and transaction history, location data (GPS-based, IP-based, or other geolocation data). For sending system and technical messages, the data processed include contact details (email address and phone number), device information, and technical logs related to the use of the application. For fraud prevention and security purposes, the data processed may include unique identifiers, transaction data, login and activity logs, and IP addresses. For marketing and personalized discount purposes, ORLEN processes personal data in accordance with the purpose specification and data minimization principles, as follows: (a) Direct marketing communications Purpose: to send newsletters, promotional emails, push notifications, and in-app messages about ORLEN products, services, and offers. Data categories: name, email address, mobile number and loyalty program ID. (b) Personalized marketing (profiling) Purpose: to tailor marketing content and offers based on the user’s interaction with the application, purchase preferences, and use of loyalty points. Data categories: name, loyalty points balance, transaction history, and interaction data within the app (e.g. viewed offers, redeemed discounts). (c) Birthday discounts and loyalty rewards Purpose: to provide birthday or other personalized loyalty discounts. Data categories: name, date of birth (mandatory), loyalty points balance. For migration-related purposes, data necessary to ensure continuity of participation in the loyalty program are processed, such as existing loyalty points, registration details, and account identifiers. 8.7. Certain data are mandatory and necessary for the performance of the contract and the functioning of the loyalty program and the mobile application (for example, name, email address and mobile phone number). 8.8. Data processors and data controllers involved in the technical operation of the application (Company name, seat, tax No.): Escola S.A ul. Chłodna 22a/14 00-891 Warszawa, Polska NIP PL9512434781 KRS 0000672215 acts as a data processor and provides development, hosting and maintenance services for the mobile application platform
Kontron Hungary Kft. 2040 Budaörs, Puskás Tivadar út 14. 32615627-2-13 acts as a data processor and provides IT infrastructure and hosting services supporting the application backend
FlashNet Kft. 2700 Cegléd, Árpád utca 32 23723881-2-13 acts as a data processor and provides communication and integration support between the mobile application and loyalty systems
VemSoft Kft. 1043 Budapest, Csányi L. utca 34. B. ép. 1. em. 10446678-2-41 acts as a data processor and ensures maintenance and operational monitoring of related IT systems
DATALOGIC Kft. 1132 Budapest, Visegrádi utca 64. 1. em. 8. ajtó 10879896-2-41 acts as a data processor and provides data analytics and system diagnostics support related to loyalty program usage.
SimplePay Zrt. 1138 Budapest, Váci út 135-139. B. ép. 5. em. Cégjegyzékszám: 01-10-143303 Adószám: 32835155-2-44 Acts as data processor performing data processing activites related to payment processing and invoicing operations.
Datapac Pannónia Kft. 1055 Budapest, Markó utca 7. 6. emelet 8. 01 09 328336 Acts as data processor performing data processing activites related to payment processing and invoicing operations.
MediaCall, sro Prague 9, Špitálská 885/2a, ZIP code: 190 00 ID: 241 98 013 Acts as data processor performing data processing activites related to customer support contact center services.
8.9. ORLEN Hungary Kft. acts as the data controller in relation to all processing activities described above. Where the processing involves the joint determination of purposes and means (for example, in cross-border system integration with other ORLEN Group entities) ORLEN Hungary Kft. and the relevant ORLEN Group company act as joint controllers in accordance with Article 26 of the GDPR. The essence of the joint controller arrangement is available to data subjects upon request. 8.10. Personal data are retained for the duration of the user’s participation in the loyalty program and for the period required by applicable law after termination of participation. This includes, in particular, retention obligations arising under tax and accounting legislation — for example, transaction-related data retained for tax purposes are kept for five years from the end of the relevant calendar year (based on tax reporting obligations), while data retained for accounting purposes are kept for eight years (under accounting law). Personal data processed on the basis of consent (such as for marketing communications) are retained until consent is withdrawn.
III. Period of storing personal data ORLEN HUNGARY processes and stores your personal data for the period of time strictly necessary to ensure all the rights and obligations arising from the respective contractual relationship, and furthermore for the period of time for which ORLEN HUNGARY, as the Controller of the personal data is obliged to store the personal data pursuant to generally binding legal regulations. In general, personal data shall be processed only for the time strictly necessary to achieve the purposes of the processing. After the expiry of the storage period, the Controller erases all personal data. The Controller stores personal data: · for the period necessary to exercise the rights and obligations arising from the contractual relationship between you and the Controller, and to apply any claims from such contractual relationships within the limitation period of such claims; · for a period of 1 year since the end of the mutual interaction as concerns personal data processed for the purpose of answering your inquiry, for quality assurance purposes; · for the period stipulated by the respective laws in cases where we are fulfilling our legal obligations, in the case of accounting management, this period may be up to 10 years; · for 6 months after the termination of the recruitment process for work position, in order to be able to contact the applicant later in case the position re-opens. · for 90 days since the direct marketing communication has been done · for the period of 1 year since the promotional campaigns has been done, · Recordings from the CCTV system are automatically deleted after 30 days if they are not archived for a longer period of time for a reason specified by law (e.g. use in official or judicial proceedings). · Personal data provided for the purpose of using the application will be retained until the termination of the contractual relationship, and for an additional one (1) month following its end, in order to ensure the proper closure of user accounts and to comply with the storage limitation principle set out in Article 5(1) (e) GDPR.
IV. Handover of personal data At ORLEN, your personal data are stored under maximum security and made available only to authorised employees, or individual processors and controllers of personal data, and only to the extent necessary to fulfil the individual purposes of processing. The security of your personal data with these recipients is ensured through their contractual obligations. In connection with the transfer of your personal data, we will ensure that the highest standard of protection for this type of data is maintained (data subject rights and privacy). Non‐exhaustive list of categories of recipients of personal data: · State administrative bodies: e.g. tax office, , social security administration; Under certain conditions, ORLEN HUNGARY is authorised to disclose some of your personal data to law enforcement agencies or other public authorities on the basis of applicable legal regulations. ORLEN HUNGARY, as a member of the ORLEN Group, consolidates IT systems and your personal data may be stored on servers in Poland. ORLEN HUNGARY does not transfer personal data outside of the EU, the EEA or to international organisations.
V. Your rights as a data subject You have the following rights in connection with personal data processing.
1. Right of access to the personal data In connection with the processing of personal data, you have the right to obtain information and a copy of the personal data processed about you, upon based on your request. In the case of a repeated request for a copy, ORLEN HUNGARY is entitled to charge a reasonable fee for the additional copy of the provided personal data. We will inform you about this procedure. 2. Right to rectification If you believe that any of the your personal data we process, is inaccurate, outdated or otherwise incorrect, please contact us so that and we can rectify it. We will rectify the data without undue delay, subject to technical feasibility.
3. Right to erasure If the personal data is no longer needed to fulfil the stipulated purpose for which it was collected, or if you withdraw your consent to the processing and there is no other lawful basis for the processing, we will erase the personal data upon your request. In some cases, however, your right may be limited. For example, the personal data that we process on the basis of our legal obligations cannot be erased if the processing is necessary for archiving in the public interest, for scientific or historical research or for statistical purposes. As for personal data related to the provision of services, they cannot be erased if they are necessary for the possible application of the related claims (compensation of damages, claims, legal defence etc.).
4. Right to restriction of processing You have the right to restrict of processing if: · the personal data which we process is inaccurate;· the processing is unlawful; · the personal data is no longer required, but you need them do determine, exercise or defend a legal claim; · you object to the processing.
Your personal data will only be stored by us for period of the restriction and will not be processed without your consent. The restriction on processing will last for as long as one of the above situations lasts. You will be informed of any termination of the restriction.
5. Right to object You may object to the processing on legitimate interest. The justification of the objection will be assessed and you will be informed of the decision via your chosen contact channel.
6. Right to data portability If you wish ORLEN HUNGARY to transfer your personal data to a third party, you may exercise your right to personal data portability. If the rights and freedoms of third parties would be affected by the exercise of this right, ORLEN HUNGARY will not be able to comply with your request.
7. Right to withdraw consent to personal data processing Where personal data is processed on the basis of your consent, you may withdraw your consent at any time. If you wish to do so, please contact us using the contact details.
8. Right to be exempted from automated decision-making including profiling We conduct automated decision-making, profiling, as part of our business for the aim as described in point II./8.4.
9. Right to complain to the supervisory authority If you are of the opinion that your personal data has not been handled pursuant to the law, you have the right to lodge a complaint with the competent court of your place of residence, domicile or the seat of the controller, or you have the right to submit a justified complaint to the Hungarian National Authority for Data Protection and Freedom of Information (registered office at Falk Miksa utca 9-11., 1055 Budapest, Hungary). In order to exercise your rights, please contact us using the contact details via e-mail or at the mailing address of ORLEN HUNGARY. The Controller reserves the right to reasonably verify the identity of the data subject exercising the abovementioned rights.
VI. Social networks and plugins We want to be constantly in touch and share our activities with you through our profiles on social network. Information on the purpose and scope of data collection and processing of this data by social network providers, information about your rights and configuration options with respect to the protection of your privacy you can find directly on social networks. Our website do not use social plugins of social networks. VII. Cookies In order to the website to function properly, it is sometimes necessary to place small data files, known as cookies, on your device. We have set out the different types of cookies and other information in a banner (window). Some type of cookies require your consent, which you can change or revoke at any time by setting your preferences in the banner (window), that which you can access at any time via the link “I want to change my cookie consent.” If you consent to the use of all types of cookies, your consent will be valid for 12 months unless you change it earlier. If you do not give your consent, your choice will be stored for 14 days and will be offered again the next time you visit our website. If you have any questions, please contact our responsible employee, at info@orlen.hu or at the delivery address mentioned above.
VIII. Final provisions We will update this Privacy policy to reflect changes in our information practices. In the case of any changes, we will update the date of the changes. We will notify you of any significant changes. We encourage you to visit this website periodically to review any changes to the privacy policy. This privacy policy was updated on May 19. 2026. |